Werkwijze Q-kring
Samenstellen kring
De organisatie van een Q-kring begint met een groep mensen die graag contact met andere Q-koorts patiënten of naasten willen hebben in de vorm van een groepje. Een Q-kring heeft 1 en bij voorkeur 2 ‘kartrekkers’. (andere vormen van lotgenotencontacten kunnen 1 op 1 zijn, digitaal of als ontmoeting op grotere bijeenkomsten die door Q-uestion worden georganiseerd.)
Omdat het opstarten en organiseren van een Q-kring verschillende taken met zich meebrengt kun je het beste een team van minimaal twee mensen samenstellen. Dit team zal (eventueel samen met de contactpersoon van Q-uestion) de kartrekkende rol op zich nemen om de Q-kring op te starten. Uit ervaring blijkt dat het belangrijk is minstens één persoon met Q-koorts als kartrekker te hebben. De kartrekkers zijn tevens gespreksleider van de bijeenkomsten.
Een kartrekker reserveert een plek, bestelt koffie o.i.d., en plant de data voor kringen in gedurende het jaar. Zij mailen of appen de groep met een uitnodiging voor een kringbijeenkomst. Desgewenst is hier ondersteuning vanuit Q-uestion voor beschikbaar.
Locatie
Een aantal zaken is van belang bij het kiezen van een locatie voor Q-kring. Let hierbij op:
- Goede bereikbaarheid met auto en openbaar vervoer.
- Voldoende parkeergelegenheid.
- Rolstoeltoegankelijk.
- Passende ruimte voor 8 tot 15 mensen.
- Beschikbaarheid van toiletten in de nabijheid.
- Aanwezigheid van koffie/thee.
- Mogelijkheid tot aansluiten van laptop en beamer.
- Een ruimte die kosteloos of tegen een gering bedrag, kan worden gebruikt.
Vanwege deze behoeften is een sociaal centrum of buurthuis één van de meeste geschikte plaatsen om de Q-kring te organiseren. Het is belangrijk dat de locatie laagdrempelig is, daarom raden wij ook af om gebruik te maken van ruimtes bij ziekenhuizen of revalidatiecentra.
Maak goede afspraken met het bestuur of dagelijkse leiding van de locatie, zodat je gegarandeerd bent van een ruimte waar de groep ongestoord bijeen kan komen.
Medewerking gemeenten of zorg-/welzijnsorganisaties
De medewerking van een gemeente en/of zorg-/welzijnsorganisaties is bij het organiseren van Q-kring is op twee manieren van belang.
- Zij kunnen helpen met de werving van deelnemers.
- Zij kunnen een bijdrage leveren door bijvoorbeeld een ruimte beschikbaar te stellen of lokaal praktische ondersteuning aan te bieden aan de Q-kring en zijn kartrekkers.
Q-uestion is landelijke actief en daarom helaas niet altijd in de mogelijkheid om lokaal te voorzien in praktische ondersteuning voor de Q-kring.
Gemeenten of zorg-/welzijnsorganisaties kunnen zelf als gastspreker optreden om bijvoorbeeld een actueel thema te bespreken of een relevante training/cursus te geven aan de Q-kring. Dit aanbod geldt echter alleen als de kartrekkers en deelnemers van de Q-kring hiervoor open staan.
Q-uestion zal desgewenst de contacten met de gemeente en de zorg-/welzijnsorganisaties samen met de kartrekkers van de Q-kring onderhouden.
Deelnemerswerving
Er is niet één juiste methode van deelnemers werven, een combinatie van de volgende voorbeelden is mogelijk en geeft wellicht het beste resultaat.
Ideale groepsgrootte
Om afwisseling, nieuwe informatie en ideeën te garanderen is het belangrijk een minimumaantal deelnemers te hebben. In de regel is vijf personen een goed te hanteren minimum.
Als de groep erg groot wordt, kan dat zwaarder zijn voor de gespreksleider. Er zullen dan veel verschillende behoeftes zijn binnen de groep waar een gespreksleider niet op in kan spelen. We hanteren daarom een maximum van 12 deelnemers.
Houd er rekening mee dat het aantal deelnemers per bijeenkomst kan wisselen. Mensen vallen (tijdelijk) uit, worden ziek en er komen weer nieuwe deelnemers bij. Geef de moed niet op als de Q-kring tijdelijk krimpt, dit komt bij alle groepen voor.
Het eigen netwerk
De meest toegankelijke plek om te beginnen met werven is het eigen netwerk. Mensen die je kent in de directe omgeving, bijvoorbeeld van een beweeggroep of van de training van Q-support of via Q-uestion.
Ook de eigen woonomgeving kan een plek zijn om mensen te werven. Een poster ophangen in een bibliotheek, sportclub of wijkcentrum kan veel bekendheid opleveren. Ook via Facebook of een artikel in een regionale krant deelnemers werven, behoren tot de mogelijkheden.
Netwerk van zorgverleners
Zorgverleners zijn geschikte personen om mensen door te verwijzen naar de Q-kring. Veel patiënten hebben behoefte aan contact met lotgenoten en zorgverleners weten dit.
Alleen posters ophangen of flyers neerleggen in een huisartsenpraktijk, apotheek of ziekenhuis is niet altijd genoeg om mensen over de drempel te halen om mee te doen. Daarom is het erg fijn als zorgverleners actief mensen aanmoedigen om te gaan.
Aan de slag
Als de deelnemers gevonden zijn kun je op verschillende manieren starten. Je kunt een deelnemerslijst maken en vervolgens voor de eerste bijeenkomst een uitnodiging sturen naar iedereen die zich heeft opgegeven. Het is belangrijk om mensen ook een herinneringsmail sturen of hen te bellen. Als mensen zich niet afmelden en meerdere malen niet komen, kun je ze nabellen of van de deelnemerslijst halen. Q-uestion kan je hierbij helpen.
Het verspreiden van posters en flyers is een goede methode om bekendheid te geven aan de Q-kring. Je kunt een telefoonnummer of e-mailadres van een contactpersoon vermelden, zodat mensen zelf kunnen aanmelden. Dit mogen ook het telefoonnummer of e-mailadres van Q-uestion zijn.
Het is belangrijk dat één persoon het beheer heeft over de deelnemerslijst om onduidelijkheden te voorkomen. Als je mensen laat doorverwijzen door zorgverleners, zorg dan dat er één contactpersoon is bij wie iedereen terecht kan.
Verloop van een bijeenkomst
De kartrekkers en de contactpersoon van Q-uestion overleggen hoe vaak de Q-kring bijeen wil komen. Gebruikelijk is één keer per maand, per zes weken of per kwartaal.
In principe wordt bij elke bijeenkomst een thema behandeld. Dit kan van tevoren worden vastgesteld door de gespreksleiders of je kunt samen met de groep een keuze maken.
Bij de eerste bijeenkomst(en) is het belangrijk dat mensen elkaar leren kennen en de gelegenheid hebben het woord te voeren. Uit ervaring blijkt dat mensen het fijn vinden om persoonlijk begroet en welkom geheten te worden, aangezien het soms een grote stap voor mensen is om naar een gespreksgroep te gaan.
Zorg dat mensen eerst tien minuten kunnen bijpraten met elkaar en niet gelijk moeten beginnen, dat zorgt voor een ontspannen sfeer. Als het groepsgesprek begint, is het belangrijk om dit gaande te houden, zonder in onnodige details te treden. De gespreksleider speelt hierbij een belangrijke rol.
Zorg voor een korte pauze halverwege de bijeenkomst. Een gemiddelde bijeenkomst heeft meestal een duur van twee uur. Na afloop van het tweede deel van de bijeenkomst kun je kort evalueren hoe het gegaan is. Vooral bij de eerste bijeenkomst(en) is dit van belang. Je kunt dan gelijk dingen aanpassen voor de volgende keer. Het is verstandig dan ook aan te geven of te beslissen wat het onderwerp zal zijn van de volgende bijeenkomst.
Actielijst Q-kring voor de kartrekkers en de contactpersoon van Q-uestion.
- Zorg ervoor dat de opstelling van de ruimte goed is.
- Zorg dat er koffie, thee en water aanwezig is.
- Verwelkom de aanwezigen.
- Open de bijeenkomst met een bijvoorbeeld speciale binnenkomer; gedicht, nieuws uit de krant, foto, stelling.
- Maak een rondje langs alle deelnemers; Hoe gaat het?
- Benoem huishoudelijke mededelingen (pauzes, vragen stellen, manier van inbreng) aan het begin van de bijeenkomst.
- Stel een gezamenlijk doel van de bijeenkomst vast.
- Bewaak de tijd en de structuur.
- Leid het onderwerp in door doel en belang te vermelden.
- Indien van toepassing: stelt de gastspreker voor.
- Vat aan het einde van het onderwerp de informatie samen.
- Rond het onderwerp af.
- Inventariseer onderwerpen voor een volgende keer.
- Delegeer zo nodig taken voor een volgende keer.
- Evalueer de bijeenkomst: wat ging goed, wat kan beter of anders.
- Bedank de deelnemers voor hun aanwezigheid en deelname.
- Zorg dat de ruimte opgeruimd is of wordt bij het verlaten ervan.
Financiering
Het streven is om de Q-kring zo goedkoop mogelijk te houden, het liefst kosteloos. Zodat deelnemers gratis of voor een zeer kleine bijdrage (jaarlijkse lidmaatschap Q-uestion €25) kunnen deelnemen.
- Een locatie moet in elk geval kosteloos zijn of tegen een gering bedrag beschikbaar zijn, dit geldt hetzelfde voor koffie en thee. Deelnemers moeten geen kosten maken aan het deelnemen aan de Q-kring, Q-uestion zal eventuele kosten vergoeden.
Vervoerskosten zijn voor eigen rekening, maar het is fijn als mensen gratis kunnen parkeren in de omgeving. Kosten verbonden aan materiaal, postzegels, uitnodigingen en dergelijke zal Q-uestion op zich nemen maar zij gaan ook op zoek naar lokale financiers.
Daarnaast zijn er enkele middelen, zoals flyers en andere hulpmiddelen die Q-uestion voor de Q-kring kan maken. Als u eens in het jaar een uitje wilt maken, kunt u hiervoor de deelnemers om een bijdrage vragen.
Gespreksleiders
Het doel van de O-kring is om door middel van lotgenotencontact te leren van elkaars ervaringen om zodoende beter met (iemand met) Q-koorts om te kunnen gaan.
De gespreksleider is geen professionele cursusleider of trainer maar een lotgenoot of partner van iemand met Q-koorts. De gespreksleider kán uiteraard vanuit eerdere (werk)situaties ervaring hebben in het leiden van groepen maar dit hoeft niet. Enthousiasme, leren van ervaringen en een positieve inzet zijn wél belangrijk.
De gespreksleider
Hieronder volgen een aantal kenmerken van een gespreksleider. Het is logisch dat de beginnende gespreksleiders deze kenmerken (nog) niet bezitten. Ook ervaren gespreksleiders zullen meestal niet alle kenmerken bezitten of toe kunnen passen. Oefening baart kunst en al doende leert men!
Begin met de bijeenkomsten en geef en vraag feedback aan uw collega gespreksleider.
Samen sta je sterk!
Het slagen van de bijeenkomsten is een gezamenlijke groepsverantwoordelijkheid, de gespreksleiders (bij voorkeur 2 per bijeenkomst) hebben wél een belangrijke sturende rol.
De gespreksleider:
- Is ervaringsdeskundige of partner van.
- Kan boven de eigen ervaringen staan.
- Kan een gesprek op gang brengen.
- Kan open, directe en enkele vragen stellen.
- Kan samenvatten en afronden.
- Komt niet te snel met eigen oplossingen.
- Geeft alle deelnemers ruimte voor hun inbreng.
- Zorgt voor een persoonlijk contact.
- Zorgt mede voor een goede, ontspannen sfeer.
- Kan met humor zware situaties luchtiger maken.
- Neemt weerstand of gemopper niet persoonlijk op.
- Koppelt het persoonlijk belang van deelnemers aan het algemeen belang van de groep.
- Heeft een positieve inslag; spreekt van kansen en mogelijkheden i.p.v. onmogelijkheden.
- Zorgt dat positieve opmerkingen en goede voorbeelden gehoord worden door de groep.
- Benoemt sterke kanten/opmerkingen van de deelnemers.
- Zoekt gezamenlijk naar oplossingen van problemen/knelpunten, betrekt de groep hierbij.
- Geeft de anderen, vooral degenen die wat stiller zijn in de groep, ruimte om met opmerkingen/reacties te komen.
- Stimuleert deelnemers om hun mening en ervaringen kenbaar te maken.
- Maakt duidelijk dat er geen pasklare antwoorden zijn.
- Houdt de groep rustig.
Van de deelnemers wordt verwacht dat ze:
- Op tijd aanwezig zijn.
- Zich afmelden als ze de bijeenkomst niet bij kunnen wonen.
- Zich respectvol opstellen ten opzichte van groepsgenoten.
- Bereid zijn om hun ervaringen en belevingen met groepsgenoten te delen.
- Open staan voor ervaringen van andere deelnemers.
- Eventueel meehelpen bij het klaarzetten of opruimen van de ruimte.
Q-uestion biedt ook een training aan voor de gespreksleiders en kartrekkers van de Q-kring.
Omgaan met je eigen emoties
Een gespreksleider hoort veel persoonlijke verhalen. Dan kan soms zwaar vallen. Het is belangrijk om hiermee rekening te houden. Als gespreksleider is het goed om aan het einde van een bijeenkomst Een uitlaatklep te hebben. Dat kan een partner of een medewerker van Q-uestion zijn, waarmee je bespreekt wat je gehoord hebt.
Voor een gespreksleider is er weinig ruimte om zijn emotie tijdens de bijeenkomst te tonen. Dat kan soms lastig zijn, wees hierop voorbereid.
Omgaan met medische vragen
Binnen de Q-kring voor mensen met een (chronische)Q-koorts gaat al soms over medische zaken. Er worden ervaringen gedeeld die mensen mogelijk doen besluiten om anders om te gaan met hun ziekte. De deelnemers en de gespreksleider zijn echter geen zorgverleners. Het is dan ook belangrijk dat een gespreksleider niet ingaat op specifieke medische vragen. Iemand die zijn dosis medicatie wil aanpassen moet dit altijd in overleg doen met de zorgverlener.
Stuur bij twijfel mensen altijd eerst door naar hun zorgverlener, medisch specialist bij Q-support of bestuur Q-uestion.
Voor sommige (psychische) problemen is geen antwoord in de gespreksgroep. Mensen die vastlopen bij een overheid of overheidsinstantie, kunnen dat melden bij de Nationale Ombudsman. Dat kan via deze link.
Gespreksonderwerpen
Hieronder staat een aantal onderwerpen die het thema kunnen zijn van een bijeenkomst van de Q-kring. Dit zijn suggesties! Samen met de deelnemers van de Q-kring kun je samen bepalen welk thema je kiest en hoe je dit thema gaat bespreken.
- Invloed ziekte op het dagelijks leven
- Keuzes maken
- Opkomen voor jezelf
- Leefregels en energie verdelen
- Partner van een Q-koorts patiënt.
- Begrip voor ziekte.
- Bewegen/sporten
- Contact met behandelaars
- Omgaan met emoties
- Reizen, uitjes en vakantie
- (on)betaald werk
- Seksualiteit/intimiteit
Onderwerpen met gastspreker:
- Fysiotherapeut
- Diëtiste
- Gastspreker gemeenten: uitleg aanvragen van vergoedingen
- Medewerker van Zorgbelang; voor het organiseren van een themabijeenkomst of cursus vanuit Academie Zorgbelang.
- Belastingconsulent: tips voor invullen aangifteformulier, aftrekposten
- Uitleg over UWV
- Bestuurslid van Q-uestion
Uitwisseling andere kartrekkers
Jaarlijks organiseert Q-uestion een bijeenkomst voor alle kartrekkers van de kringen. Tijdens deze bijeenkomst staat uitwisseling en kennisdeling centraal. Ter ondersteuning van de uitwisseling van informatie in digitale vorm kun je een beroep doen op het bestuur via info@q-koorts.nu
Hulpmiddelen
Er zijn hulpmiddelen beschikbaar voor het organiseren van de Q-kring. Deze hulpmiddelen kun je opvragen bij Q-uestion
- Activiteitenplan
- Poster (zelf aan te passen)
- Flyer (zelf aan te passen)
- Folders
- Kaartjes voor gesprek op te starten
Na de bijeenkomst
Na afloop van een kringbijeenkomst vult iedere kartrekker het digitale formulier in om terugkoppeling te verzorgen voor Q-uestion. Onder andere de besproken thema’s, vragen aan de stichting en de nieuwe data van de bijeenkomst worden hierin vast gelegd. Het formulier vind je hier.